Klienci kancelarii notarialnych mogą mieć wątpliwości, dlaczego do ich rąk nie trafia oryginał aktu notarialnego, lecz wyłącznie wypis. Zastanawiają się, czym jest to spowodowane, skoro to oni są nowymi właścicielami nieruchomości. Tymczasem ta kwestia jest wyjaśniana przez notariusza podczas odczytywania aktu notarialnego.
Czym się różni oryginał aktu notarialnego od wypisu?
Zdarza się, że klienci kancelarii notarialnych po otrzymaniu wypisu aktu notarialnego wracają do notariusza z wątpliwościami odnośnie do otrzymanego dokumentu. Tymczasem nie jest to pomyłka. Notariusz informuje klientów, że dokument, który im wręczy będzie wypisem. Oryginał aktu notarialnego, zgodnie z prawem, zostaje na 10 lat w archiwum kancelarii, a po upływie tego okresu trafi do właściwego Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego. Konieczność pozostawienia oryginału aktu notarialnego w kancelarii wynika z art. 95 prawa o notariacie, w którym znajduje się zapis, iż dokument ten nie powinien być wydany poza miejsce przechowywania. Oryginał aktu notarialnego może być tylko jeden, natomiast wypis może trafić do:
- stron aktu,
- osób, którym w akcie zastrzeżono prawo do otrzymania wpisu,
- innych osób – za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego.
Na wypisie aktu notarialnego musi być zaznaczone, że jest to wypis, a na końcu dokumentu powinna się znajdować informacja, komu został on wydany i kiedy to nastąpiło. Jego treść musi być identyczna jak oryginału. Na wypisie musi się koniecznie znaleźć podpis i pieczęć notariusza. Natomiast oryginał jest podpisywany również przez strony czynności.
Wypis aktu notarialnego ma taką samą moc prawną jak oryginał. Co istotne, w przyszłości strony czynności mogą w dalszym ciągu wnioskować o wydanie kolejnych wypisów dokumentu – nie obowiązują pod tym względem żadne ograniczenia. W tym celu należy się udać do kancelarii, a po upływie 10 lat do odpowiedniego sądu wieczystoksięgowego.
Akt notarialny – ważne informacje
Akty notarialne sporządzać może jedynie notariusz i polski konsul, ale wyłącznie w przypadku uzyskania od ministra sprawiedliwości pisemnego upoważnienia wydawanego na wniosek ministra spraw zagranicznych. Dokument ten powinien zawierać:
- datę sporządzenia aktu notarialnego (na potrzebę lub żądanie strony może być również podana godzina rozpoczęcia sporządzania aktu i jego podpisania),
- miejsce sporządzenia,
- imię i nazwisko notariusza, a także adres jego kancelarii,
- imiona i nazwiska osób fizycznych, jak również imiona ich rodziców,
- miejsce zamieszkania osób fizycznych,
- nazwę i siedzibę osób prawnych, ewentualnie innych podmiotów, które uczestniczą w akcie,
- imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych,
- dane innych osób, które uczestniczą w akcie,
- stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
- podpisy biorących udział w akcie i notariusza.
Wymagane mogą być również pewne dodatkowe informacje, np. w sytuacji, kiedy nieruchomość nabywa cudzoziemiec.